FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ja. Unser ZA-Factoring für Zahnarzt- und MKG-Praxen ist modular aufgebaut und wird auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis abgestimmt. 

Ja. Unser Patientenservice kommuniziert transparent, fair und im Sinne Ihrer Praxis und hat eine sehr gute telefonische Erreichbarkeit. Übrigens können Ihre Patienten viele Anliegen wie Rechnungskopien oder Ratenzahlung über unser Patientenportal ZA:RECHNUNG bequem 24/7 online abwickeln.  Sollte es zu Rückfragen oder hohen Mahnstufen kommen, legen wir außerdem gemeinsam mit Ihnen den gemeinsamen Prozess mit Ihnen fest.

Sie profitieren von 100 % Ausfallschutz nach Ankaufzusage – unabhängig vom späteren Zahlungsverhalten Ihres Patienten. Übrigens: Sollten wir einmal keinen Ausfallschutz für einen Patienten zusagen, kaufen wir diese Forderung im unechten Factoring trotzdem an und wickeln diese für Sie ab.  Damit können Sie in der Regel 100% Ihrer Forderungen an uns abtreten!

Beim Zahnarzt-Factoring verkaufen Sie Ihre Forderungen und erhalten Ihr Honorar zuverlässig ausgezahlt, auf Wunsch sofort oder innerhalb eines wählbaren Zeitpunkt. Die Rechnungsstellung, das Mahnwesen, das Angebot von Ratenzahlung für Ihre Patienten sowie deren Unterstützung bei Stellungnahmen für die Krankenkasse übernehmen wir im Hintergrund für Sie.

Bei Fragen rund um zahnärztliche Abrechnung, Factoring oder Coaching melden Sie sich gerne – wir sind für Sie da:

Zum Kontaktformular

Da die ZA eG durch die Art ihrer Tätigkeit Zugang zu den Patientendaten und sonstigen personenbezogenen Daten der Praxis hat, ist es notwendig, zusätzliche Regelungen zu vereinbaren, die das Verhältnis der Parteien zueinander definieren und insbesondere die Leistungserfüllung seitens der ZA eG klar umgrenzen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Paragrafen unserer Standard-Vereinbarung bei externer zahnärztlicher Abrechnung: 

1. Leistungen und Pflichten der ZA eG; gemeinsames Verständnis zur Organisation der Tätigkeit der ZA eG

Die ZA eG erbringt ihre Leistungen gegenüber der Praxis als deren Gehilfe ohne Verantwortlichkeit gegenüber dem Patienten der Praxis und ohne dass zwischen der ZA eG und den Patienten der Praxis ein Rechtsverhältnis zustande kommt.

Es besteht zwischen den Parteien das gemeinsame Verständnis, dass die Tätigkeit der ZA eG innerhalb der Organisation der Praxis stattfindet, unabhängig davon ob die Unterstützung durch Mitarbeiter vor Ort erfolgt oder mittels der Software Teamviewer. In jedem Fall überwacht die Praxis fortlaufend die Tätigkeit der ZA eG.

2. Datenherrschaft und Datenschutz

Den Parteien dieses Vertrages ist bewusst, dass es sich bei den Daten, die im Zuge der Leistungserbringung durch die ZA eG letztgenannter bekannt werden, um personenbezogene Daten handelt, die darüber hinaus aufgrund ihrer besonderen Sensibilität äußert schutzbedürftig sind.

Die ZA eG erbringt ihre Leistung gegenüber der Praxis aufgrund der organisatorischen Nähe und der unmittelbaren Einbezogenheit in den betrieblichen Ablauf der Praxis als deren bloßer Gehilfe; verantwortlich für den Schutz der personenbezogenen Daten bleibt die Praxis allein. Zur Gewährleistung des Schutzes von personenbezogenen Patientendaten und des Geheimnisschutzes vereinbaren die Parteien das folgende:

a. Überwachung Tätigkeit der ZA eG

Der Praxis obliegt es zur Wahrung des Schutzes der Patientendaten, die Tätigkeit der ZA eG – soweit diese mit personenbezogenen Daten in Verbindung kommt - fortlaufend zu überwachen. Hierbei ist seitens der Praxis zu gewährleisten, dass Mitarbeiter der ZA eG bei Ausführung der geschuldeten Tätigkeit eng mit dem Praxispersonal zusammenarbeiten und sich abstimmen. Die Mitarbeiter der ZA eG unterrichten das Praxispersonal fortlaufend und situationsangemessen über ihre Tätigkeit.

b. Kontrolle der Tätigkeit der ZA eG

Der Praxis obliegt ferner die Kontrolle der Tätigkeit der ZA eG; zwischen den Parteien besteht insoweit das gemeinsame Verständnis, dass die Tätigkeit der ZA eG als eine interne Maßnahme der Praxis zu verstehen ist und somit in gleicher Weise durch die Praxis zu kontrollieren ist.

c. Mitarbeiter der ZA eG

Die ZA eG gewährleistet gegenüber der Praxis, dass nur bestimmte von der ZA eG auf Anforderung im Einzelnen zu benennende Mitarbeiter der ZA eG die geschuldeten Leistungen gegenüber der Praxis erbringen. Sie führt eine fortlaufend aktualisierte Liste mit den Mitarbeitern, die für die Praxis tätig sein können. Die Praxis hat jederzeit das Recht, in diese Liste Einblick zu nehmen.

d. Verpflichtung zum Daten- und Geheimnisschutz

Die ZA eG gewährleistet gegenüber der Praxis, dass sie ihre Mitarbeiter zur Einhaltung der Regelungen zum Daten- und Geheimnisschutz verpflichtet hat. Insbesondere steht die ZA eG dafür ein, dass ihre Mitarbeiter Patientendaten äußerst sensibel behandeln.

Den Mitarbeitern der ZA eG ist bekannt, dass sie sich gemäß § 203 StGB strafbar machen können, wenn sie Patientengeheimnisse oder sonstige relevante personenbezogenen Daten der Praxis missbräuchlich verwenden.

Die ZA eG verfügt über einen Datenschutzbeauftragten, der in Zweifelsfällen von beiden Seiten vertraulich kontaktiert werden kann.

e. Schulung der ZA eG Mitarbeiter

Die ZA eG sichert der Praxis zu, dass sie ihre Mitarbeiter regelmäßig in Fragen des Daten- und Geheimnisschutzes schult und die Teilnahme an den Schulungen nachhält. Auf Wunsch unterrichtet die ZA eG die Praxis über Termin und Inhalte der Schulungen.

f. Keine Aufzeichnung der Unterstützungsleistungen

Die ZA eG wird hinsichtlich der von ihr gewünschten Unterstützungsleistungen keine Aufzeichnungen vornehmen bzw. reproduzierbare Datenspeicherungen durchführen. Soweit lediglich aus technischen Gründen und aus Gründen der Ordnungsgemäßheit der Maßnahmen eine Speicherung stattfinden muss, erklärt sich die Praxis damit einverstanden.

g. Löschung von Daten

Soweit es im Sinne von Ziffer III.2.f. zu einer technisch notwendigen Speicherung von personenbezogenen Daten kommt, verpflichtet sich die ZA eG, unmittelbar mit Beendigung ihrer Unterstützungsleistung diese wieder unwiderruflich zu löschen.

h. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Wahrung des Daten- und Geheimnisschutzes

Die ZA eG hat zur Gewährleistung des Daten- und Geheimnisschutzes technische und organisatorische Maßnahmen implementiert. Diese ergeben sich aus der diesem Vertrag beigefügten Anlage.

Sind die technischen Voraussetzungen gegeben, müssen Sie nichts weiter tun. Wir kümmern uns um den reibungslosen Ablauf.

Im Einzelnen beinhaltet unser Portfolio folgende Teilleistungen

(einzeln buchbar oder miteinander kombinierbar):

•  Überprüfung und Sicherstellung der Tageslisten und Behandlungseinträgen
In Ihrer Praxis werden tagtäglich Leistungen geplant und erbracht, die zeitnah abgerechnet werden müssen. Meistens ist für eine genaue Leistungserfassung kaum Zeit. Wir unterstützen Sie bei der Abwicklung der Tageskontrollen und deren Einträgen. 

• Erstellung und Abrechnung von Heil- und Kostenplänen und Kostenvoranschlägen 
Der Heil- und Kostenplan (HKP) ist die Grundlage jeder Versorgung mit Zahnersatz. Das Erstellen von Heil- und Kostenplänen und privater Kostenvoranschläge bedarf bereits in der Planung ein hohes Maß an Genauigkeit und ein sicheres und fundiertes Fachwissen, damit keine Abrechnungsziffern vergessen oder gar fehlerhaft angesetzt werden. Wir überprüfen die vorhandenen Laborpositionen und erstellen die Eigenlabor-Rechnung. Nach Bedarf korrigieren bzw. ergänzen wir fehlende Laborpositionen anhand des Behandlungsspektrums. Wir überprüfen Chairside-Leistungen auf Vollständigkeit, und je nach Bedarf optimieren wir diese. 

• Erstellung von Privatliquidationen 
Ähnlich wie bei der Erstellung der HKPs, übernehmen die Praxisinsider die Erstellung der Privatliquidation. 

• Gebührenkataloge (Bema, GOZ, GOÄ) 
Erstellung der kompletten Abrechnung (online), auf Basis der vorhandenen Dokumentation und der Therapieplanung. 

• Korrespondenz mit Krankenkasse und KZV 
Unsere Mitarbeiter übernehmen die Kommunikation mit Krankenkassen oder KZV. Auf diese Weise werden Sie von der zeitraubenden und nervenden Bürokratie dauerhaft und zuverlässig entlastet. 

• Vorbereitung und Übermittlung der Quartalsabrechnung 
Ohne Stress zur Quartalsabrechnung! Durch eine gut organisierte Abrechnung können Fehler reduziert werden. Dabei sind vorbereitende Maßnahmen und frühzeitige Kontrollen im Hinblick auf die Quartalsabrechnung besonders wichtig. So können bereits im Quartalsverlauf Fehler und Unklarheiten im Vorfeld geklärt werden, so dass die Erstellung der Quartalsabrechnung zum Einreichungstermin stressfrei und reibungslos abläuft. Wir unterstützen Sie dabei. 

• Monatliche Abrechnung ZE/KBR/PAR 
Falls Ihre Abrechnungshelferin in der Praxis durch Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft ausgefallen ist, können wir kurzfristig die Monatsabrechnung übernehmen, sodass Ihre Büroarbeiten normal weiterlaufen, Sie also immer auf dem Laufenden sind und sich kein Stapel von Unerledigtem auftürmt. 

• HKP-Kontrollbuch 
Wir überblicken Ihr HKP-Management (u.a. HKP Nachverfolgung, von Erstellung über Genehmigung bis zur Umsetzung) 

• Buchhaltung 
Wir übernehmen für Sie alle relevanten Aufgaben im Rechnungs- und Mahnwesen. Dazu gehören das optimale und korrekte Erstellen Ihrer Rechnungen, die zuverlässige Überwachung offener Posten sowie die Durchführung regelmäßiger Mahnläufe. So stellen wir einen reibungslosen, transparenten und effizienten Zahlungsprozess in Ihrer Praxis sicher.

Haben Sie Interesse an einer Zusammenarbeit, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine Anfrage über unser Kontaktformular. Wir rufen Sie dann gerne zurück, um Details Ihres Anliegens zu klären und einige Eckdaten abzufragen. Dazu gehören beispielsweise, welches PVS in der Praxis verwendet wird, ob noch Karteikarten genutzt werden und was die Praxis von uns erwartet. 

Anschließend erstellen wir zeitnah ein passendes Angebot für Sie. Nach Ihrer Freigabe vereinbaren wir einen Termin mit Ihnen. Dieser dauert etwa eine Stunde. In diesem Termin richten wir TeamViewer ein und legen bei Bedarf einen Benutzer in Ihrem PVS an. Eine gewünschte VPN-Verbindung richtet unsere IT-Abteilung für Sie ein.

• Voll-Abrechnung per Fern-Zugriff : die externe zahnärztliche Abrechnungs-Fachkraft kümmert sich um alle Belange wie die Leistungskontrolle, die Erstellung und Abrechnung der Heil- und Kostenpläne oder KV’s sowie um die Abrechnung (Monats- und Quartalsabrechnung).
• Teil-Abrechnung: Sie definieren als Praxisinhaber, welchen Bedarf Sie haben. Bei einer zahnärztlichen Teil-Abrechnung unterstützen wir Sie und Ihr Team in Bereichen der Abrechnung, ob das bei der Erstellung großer Heil- und Kostenpläne ist, bei der Leistungskontrolle oder der Aufteilung von Aufgabengebieten.

Achten Sie bei der Wahl des externen zahnärztlichen Abrechnungsdienstleisters darauf, dass die Kosten transparent dargestellt werden. Außerdem ist eine hohe fachliche Expertise der Abrechnungsexperten wichtig. Unsere Mitarbeitenden besuchen regelmäßig Schulungen und haben jahrelange Expertise aus verschiedensten Praxen im Bereich der zahnärztlichen Abrechnung. 

• Qualifiziertes Personal (idealerweise ZMV) mit kontinuierlicher Fortbildung
• Beratend in der Optimierung der Dokumentation
• Sicherheit in der zahnärztlichen Abrechnung
• Erkennen von Potenzialen in der zahnärztlichen Abrechnung 
• Honorarsicherheit durch konzentrierten Blick auf Ihre zahnärztliche Abrechnung
• Verfügbarkeit rund um das Jahr, auch kurzfristig
• Zeitnahe und lückenlose Abrechnung
• Beratend und unterstützend bei Patientenfragen
• Ideengeber für die Praxisoptimierungen
• Kompetenz in allen gängigen Praxissoftwaresystemen
• Objektiver Berater für den Praxisinhaber und mögliche Vertrauensperson
• Kein Stillstand in der zahnärztlichen Abrechnung bei Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft
• Flexibilität durch mehrere Mitarbeitenden von ZA, die mit Ihren Praxisgegebenheiten vertraut sind
• Unabhängigkeit und die Möglichkeit eines Back-Ups bei internen Ausfällen

Der Verwaltungsaufwand in Zahnarztpraxen hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Durch die Auslagerung von kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten und Verwaltungsaufgaben werden Sie entlastet und können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren: Sie haben mehr Zeit für Ihre Patienten und deren persönliche Anliegen. Weitere Vorteile für Sie und Ihre Patienten sind die unabhängige Prüfung der Rechnungen und mehr Service.

Sie kontaktieren uns bei Interesse ganz einfach telefonisch unter der 0211-5693 200 oder nutzen unser Kontaktformular. 
Wir melden uns schnellstmöglich zurück, um mit Ihnen zunächst die wesentlichen Eckdaten, wie PVS, Karteikarten und weiteres, abzustimmen. 

Auf Basis der von Ihnen gewünschten Services und dieser Eckdaten erstellen wir Ihnen ein unverbindliches und kostenloses Angebot. 

Nachdem Sie das Angebot für unseren zahnärztlichen Abrechnungsservice angenommen haben, vereinbaren wir einen Termin, der ca. eine Stunde in Anspruch nehmen wird. Anschließend installieren wir Teamviewer und richten einen Benutzer für uns in Ihrem PVS ein. Sollte darüber hinaus eine VPN-Verbindung benötigt werden, kümmert sich unsere IT-Abteilung umgehend darum.

Unser zahnärztlicher Abrechnungsservice kümmert sich kompetent um Ihre Abrechnung, bei Bedarf springen wir kurzfristig ein oder unterstützen Sie gerne auch dauerhaft.  

Indem wir uns um Ihre Zahnarzt-Abrechnungen und die Verwaltung kümmern, sorgen wir für effiziente Praxisabläufe – ob bei personellen Engpässen oder Veränderungen der Abrechnungsstruktur – dauerhaft oder kurzfristig.

Sie profitieren dabei von top geschulten Abrechnungsexperten für zahnärztliche Abrechnung bei angemessenen Personal- und Verwaltungskosten. Gleichzeitig vermeiden Sie Personalengpässe oder nicht genutzte Abrechnungspotenziale.